Serviciul de poștă electronică certificată este furnizat de Aruba PEC S.p.A., entitate acreditată la CNIPA (fostul Centru Național pentru Informatică în Administrația Publică din Italia) și prezentă în registrul public al furnizorilor de Poștă Electronică Certificată disponibil pe site-ul AgID (Agenția pentru Italia Digitală).
Principalele beneficii ale poștei electronice certificate
- Asigură integritatea mesajului și certifică livrarea acestuia, conferind procesului de livrare a mesajelor valoare juridică deplină, conform cadrului normativ al legii italiene DPR 11/2/2005, nr. 68 și DPCM 2/11/2005, disponibil pe site-ul CNIPA
- Permite trimiterea/primirea de poștă electronică cu un nivel ridicat de securitate și garanție a serviciului
- Utilizarea poștei certificate înlocuiește (în limitele prevăzute de lege) scrisoarea recomandată, faxul sau alte instrumente tradiționale, în multe cazuri precum:
- transmiterea documentelor către Administrațiile Publice;
- trimiterea comenzilor, contractelor, facturilor;
- convocarea Consiliilor, Adunărilor, Comitetelor;
- transmiterea circularelor și directivelor;
- gestionarea procedurilor de licitație;
- gestionarea comunicărilor oficiale în cadrul organizațiilor structurate "în rețea" (franciză, agenți etc.);
- integrarea transmisiilor certificate în alte produse precum ERP, salarizare, protocol, sisteme de gestiune documentară, workflow.
Părțile implicate
Poșta electronică certificată implică trei părți distincte, cu roluri specifice:
- expeditorul: utilizatorul care folosește serviciul de poștă electronică certificată pentru trimiterea mesajului;
- destinatarul: utilizatorul care primește mesajul de poștă electronică certificată trimis de expeditor, folosind astfel serviciul de poștă electronică certificată pentru primirea mesajului;
- furnizorul serviciului: entitatea publică sau privată care oferă serviciul de poștă electronică certificată și certifică trimiterea și primirea unui mesaj PEC. Furnizorul serviciului trebuie să fie prezent în registrul oficial al AgID (Agenția pentru Italia Digitală), denumit Lista furnizorilor PEC. Furnizorii serviciului de poștă electronică certificată trebuie să garanteze utilizarea unor metode de verificare a faptului că mesajul este transportat de la expeditor la destinatar intact în toate componentele sale.
Confirmări de primire
Certificarea unei transmisii de documente electronice (trimitere și primire) înseamnă că expeditorul primește de la propriul furnizor PEC o confirmare care constituie dovadă juridică a trimiterii mesajului și a eventualei documentații atașate, sau primește de la furnizorul destinatarului confirmarea livrării (sau a nelivrării) cu indicarea precisă a momentului în care mesajul ajunge în căsuța de poștă certificată a destinatarului.
În continuare este descrisă o prezentare a diferitelor tipuri de confirmări prevăzute de sistemul de poștă electronică certificată; toate confirmările emise de furnizorii de poștă certificată sunt semnate de aceștia cu semnătură electronică.
- Confirmare de acceptare: furnizorul PEC al expeditorului îi trimite acestuia o confirmare de acceptare care conține datele de certificare ce atestă trimiterea unui mesaj. Confirmarea de acceptare este semnată cu cheia furnizorului de poștă electronică.
- Confirmare de preluare: furnizorul destinatarului oferă furnizorului expeditorului o confirmare care atestă preluarea mesajului. În cazul în care comunicarea dintre cei doi furnizori eșuează, expeditorul va fi notificat cu privire la acest eveniment (interoperabilitate între furnizori).
- Confirmare de livrare (sau nelivrare): furnizorul PEC al destinatarului trimite expeditorului confirmarea de livrare în momentul în care mesajul trimis devine disponibil în căsuța destinatarului, indiferent dacă a fost efectiv citit de acesta. Confirmarea indică faptul că mesajul a ajuns efectiv la adresa destinatarului și certifică data și ora evenimentului. Confirmarea este semnată cu cheia furnizorului de poștă electronică al destinatarului. La notificarea de livrare este atașată o copie completă a mesajului livrat.
- Confirmare de eroare de livrare și mesaj de anomalie de transport: este emisă atunci când mesajul nu poate fi livrat, caz în care furnizorul destinatarului oferă expeditorului o confirmare de eroare de livrare.
Atunci când un mesaj eronat, sau care nu este poștă certificată, este livrat unui utilizator de poștă certificată, mesajul este inclus într-un mesaj de anomalie de transport pentru a semnala anomalia destinatarului. Mesajul de anomalie de transport este semnat cu cheia furnizorului de poștă certificată al destinatarului.
Așa cum s-a descris mai sus, serviciul de poștă electronică certificată pune la dispoziție toate funcționalitățile sale doar atunci când atât expeditorul, cât și destinatarul folosesc un furnizor PEC - nu neapărat același - prezent în registrul publicat al furnizorilor de poștă certificată.
