Il servizio di posta elettronica certificata è fornito da Aruba PEC S.p.A., soggetto accreditato presso il CNIPA (Centro Nazionale per l'Informatica della Pubblica Amministrazione) e presente nell'elenco pubblico dei Gestori di Posta Elettronica Certificata consultabile presso il sito dell'AgID (Agenzia per l'Italia Digitale).
Principali benefici della posta elettronica certificata
- Assicura l'integrità del messaggio e certifica l'avvenuta consegna conferendo al processo di consegna dei messaggi valore legale nel rispetto del quadro normativo DPR 11/2/2005, n. 68 e DPCM 2/11/2005 disponibile presso il sito del CNIPA
- Permette di inviare/ricevere posta elettronica con un elevato livello di sicurezza e di garanzia del servizio
- L'utilizzo della posta certificata sostituisce (nei termini previsti dalla legge) la raccomandata, il fax o altri strumenti tradizionali, in molti casi come, ad es.:
- trasmissioni di documenti alle Pubbliche Amministrazioni;
- invio di ordini, contratti, fatture;
- convocazione di Consigli, Assemblee, Giunte;
- inoltro di circolari e direttive;
- gestione di gare di appalto;
- gestione delle comunicazioni ufficiali all'interno di organizzazioni articolate a "rete" (franchising, agenti, eccetera);
- integrazione delle trasmissioni certificate in altri prodotti come ERP, paghe e stipendi, protocollo, gestori documentali, workflow.
I soggetti
La posta elettronica certificata prevede tre distinti soggetti con ruoli specifici:
- mittente: è l'utente che si avvale del servizio di posta elettronica certificata per l'invio del messaggio;
- destinatario: è l'utente che riceve il messaggio di posta elettronica certificata inviato dal mittente e che quindi si avvale del servizio di posta elettronica certificata per la ricezione del messaggio;
- gestore del servizio: è il soggetto, pubblico o privato, che eroga il servizio di posta elettronica certificata e che certifica l'invio e la ricezione di un messaggio di PEC. Il gestore del servizio deve essere presente nel registro ufficiale dell'AgID (Agenzia per l'Italia Digitale), denominato Elenco dei gestori PEC. I gestori del servizio di posta elettronica certificata devono garantire l'utilizzo di metodi per la verifica che il messaggio sia trasportato dal mittente al destinatario integro nelle sue parti.
Ricevute
Certificare una trasmissione di documenti informatici (invio e ricezione) significa che il mittente riceve dal proprio gestore di PEC una ricevuta che costituisce prova legale dell'avvenuta spedizione del messaggio e dell'eventuale allegata documentazione, oppure riceve dal gestore destinatario la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna con precisa indicazione temporale quando il messaggio perviene nella casella di posta certificata del destinatario.
Di seguito una descrizione dei diversi tipi di ricevuta previste dal sistema di posta elettronica certificata; tutte le ricevute rilasciate dai gestori di posta certificata sono sottoscritte dai medesimi con firma elettronica.
- Ricevuta di accettazione: il gestore di PEC a cui fa riferimento il mittente invia a quest'ultimo la ricevuta di accettazione nella quale sono contenuti i dati di certificazione che attestano l'invio di un messaggio. La ricevuta di accettazione è firmata con la chiave del gestore di posta elettronica.
- Ricevuta di presa in carico: il gestore del destinatario fornisce al gestore del mittente una ricevuta che attesta l'avvenuta presa in carico del messaggio. Nel caso la comunicazione tra i due gestori fallisca, allora il mittente riceverà notifica di tale evento (Interoperabilità tra gestori).
- Ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna: il gestore di PEC del destinatario invia al mittente la ricevuta di avvenuta consegna contestualmente alla disponibilità del messaggio inviato nella casella del destinatario, indipendentemente dall'avvenuta lettura da parte di quest'ultimo. La ricevuta indica che il messaggio è effettivamente pervenuto all'indirizzo del destinatario e certifica la data e l'ora dell'evento. La ricevuta di accettazione è firmata con la chiave del gestore di posta elettronica del destinatario. Nella notifica di avvenuta consegna viene allegato la copia completa del messaggio recapitato
- Ricevuta di errore di consegna e messaggio di anomalia di trasporto: viene emessa quando il messaggio non risulta consegnabile e quindi il gestore del ricevente fornisce ricevuta di errore di consegna al mittente.
Quando un messaggio errato oppure non di posta certificata viene consegnato ad un utente di posta certificata, il messaggio è inserito in un messaggio di anomalia di trasporto per evidenziare l'anomalia al destinatario. Il messaggio di anomalia di trasporto è firmato con la chiave del gestore di posta certificata del destinatario.
Come descritto successivamente il servizio di posta elettronica certificata rende disponibili tutte le sue funzionalità solo nel caso in cui sia il mittente che il destinatario fanno entrambi uso di un gestore di PEC, non necessariamente il medesimo, presente nell'indice dei gestori di posta certificata pubblicato.
